Managementassistent VTH

Wat ga je doen?

Als Managementassistent VTH Nieuw-West bij de gemeente Amsterdam ondersteun je de managers. Je bent de 'spin in het web' en regelt, coördineert en organiseert alles voor de afdeling Vergunningen Toezicht en Handhaving. Een goed overzicht over wat er gebeurt en moet gebeuren en een proactieve houding is onontbeerlijk.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag

• Het zelfstandig beheren en regisseren van de agenda, telefoonverkeer en e-mailbox van de afdelingsmanager VTH en teammanagers.
• Het zelfstandig voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten, notuleren, verzorgen van correspondentie en documentregistratie, het bewaken van termijnen en procedures.
• Het zelfstandig afhandelen en doorgeleiden van stukken.
• Controle en bewaken stukkenstroom.
• Zelfstandig voorbereiden van door de afdelingsmanager te verrichten boekingen.
• Zelfstandig verrichten van diverse ondersteunende taken van algemene aard ten behoeve van de organisatie.
• Je verzorgt de documentregistratie en beheert en distribueert afdelingsspecifieke informatie.
• Je bent verantwoordelijk voor het aanvragen van autorisaties voor de manager en medewerkers, bv voor MPN en facilitaire aangelegenheden;
• Je ontvangt bezoekers en beantwoordt algemene afdeling gebonden vragen en verzoeken.
• Je stelt overzichten op en actualiseert deze.
• Je verricht (desgevraagd) gedelegeerde werkzaamheden voor de teams.

Waar ga je werken?

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Amsterdam Nieuw West is één van de zeven stadsdelen van Amsterdam. De stadsdelen zijn de schakel tussen de buurt en het stadhuis. Ieder stadsdeel heeft een eigen dagelijks bestuur en stadsdeelcommissie. De stadsdeelcommissies bestaan uit vertegenwoordigers uit de buurten. Zij behartigen de belangen van bewoners en ondernemers en adviseren het dagelijks bestuur en het stadsbestuur over wat er speelt in het stadsdeel. De stadsdeelorganisaties zijn in de eerste plaats gericht op de uitvoering van stedelijk beleid. Veel ambtenaren die in de stadsdelen werken, zie je dagelijks op straat voor bijvoorbeeld het onderhoud van het groen, handhaving en het ophalen van huisvuil.

Het stadsdeel Nieuw West bestaat uit de gebieden: De Aker, Sloten, Nieuw-Sloten, Geuzenveld, Slotermeer, Sloterdijk, Osdorp en Slotervaart. Het groene, multiculturele Nieuw West wordt gekenmerkt door tientallen broedplaatsen, heel veel nieuwe jongerenwoningen, steeds meer hippe koffietentjes en een uitbundig nachtleven.

Werklocatie is tot mei Jan van Galenstraat en vanaf medio mei Plein 40-45.

Wie ben je?

• Mbo werk- en denkniveau;
• Ervaring met het zelfstandig voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Sterke organisatorische vaardigheden, met oog voor detail;
• Ervaring met MS Outlook, Word, Excel en PowerPoint;
• Servicegericht en goed in staat om de vele betrokkenen bij de afdeling VTH aan te laten haken bij belangrijke gebeurtenissen.

Aan competenties breng je mee:

• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut.
• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie.
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant.
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team.
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving.
• Verantwoordelijkheid: Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties.

Wat mag je verwachten?

• Een Fulltime / parttime baan van 32 tot 36 uur per week;
• Een uitzendcontract vanaf zo snel mogelijk voor de duur van 12 maanden met de kans op verlenging;
• Een salaris van minimaal €2581,- en maximaal €3732,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van jaren relevante werkervaring;
• Reiskostenvergoeding van 10 cent per kilometer, maximaal €9 per dag;
• Na 8 gewerkte weken bouw je pensioen op;
• 8% procent vakantiegeld.

De Gemeente Amsterdam wil een goede werkgever zijn, waarbij alle collega's zich gezien en gewaardeerd voelen. De verschillen tussen collega worden gekoesterd. Dit zorgt namelijk voor betere resultaten voor de organisatie en Amsterdam. Er wordt daarom ook gestreefd naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie je ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Deze vacature is in beheer van Charlotte, voor vragen kun je mailen met c.schotanus@olympia.nl.