Managementondersteuner
Wat ga je doen?
Als Management Assistent binnen dit team is het van groot belang dat je servicegericht bent en goed kunt samenwerken. Je bent namelijk onderdeel van een groep die gezamenlijk verantwoordelijk is voor de ondersteuning van het MT. Daarnaast is het van belang dat je tactvol en doortastend kunt zijn. Je bent immers een belangrijke schakel tussen de managers en andere afdelingen binnen de organisatie.
Ook is het belangrijk dat je goed kunt omgaan met werkdruk. Als management assistent heb je vaak te maken met deadlines en prioriteiten die snel kunnen veranderen. Het is dan ook belangrijk dat je stressbestendig bent en goed kunt presteren onder druk.
Verder is een enthousiaste persoonlijkheid van groot belang. Jouw positieve instelling en energieke houding dragen bij aan een goede sfeer binnen het team en zorgen voor een prettige samenwerking met de managers en andere collega’s.
Taken:
Complex agendabeheer en mailbeheer: Je bent verantwoordelijk voor het beheren van de agenda's van de managers en het managen van hun mailboxen. Dit houdt in dat je afspraken plant, vergaderingen organiseert en afspraken wijzigt indien nodig. Daarnaast monitor je de mailboxen van de managers en zorg je ervoor dat alle e-mails worden beantwoord en dat belangrijke e-mails worden doorgezet.
Bedrijfsvoering: Je ondersteunt de managers bij diverse bedrijfsvoeringsactiviteiten zoals inkoop, in- en uitdiensttreding en het behandelen van facturen. Hierbij zorg je ervoor dat alle processen soepel verlopen en dat de managers hierbij goed worden ondersteund.
Pro-actief en denken in verbeteringen: Je bent pro-actief en denkt mee over verbeteringen in de werkprocessen en de ondersteuning van de managers. Hierbij signaleer je knelpunten en zoek je samen met de managers naar oplossingen. Je bent ook betrokken bij het implementeren van nieuwe werkprocessen en systemen.
Digitale mappen samenstellen: Je stelt digitale mappen samen om de managers te ondersteunen bij hun werkzaamheden. Hierbij verzamel je relevante documenten en informatie en organiseer je deze op een overzichtelijke manier.
Bijeenkomsten organiseren: Je bent verantwoordelijk voor het organiseren van bijeenkomsten, zoals vergaderingen en teambuildingactiviteiten. Hierbij zorg je voor de logistieke en organisatorische aspecten, zoals de locatie, catering en de agenda.
Taken overnemen van de directiesecretaresses: Je neemt de taken over van de directiesecretaresses als zij afwezig zijn. Hierbij zorg je ervoor dat de werkzaamheden van de managers op een efficiënte en professionele manier worden voortgezet.
Waar ga je werken?
We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!
De afdeling Inkomen is de denktank voor het bestrijden van armoede in de stad en vervult een belangrijke rol bij het vormen van maatschappelijke coalities in de strijd tegen armoede. Ook voor ondernemers en zzp’ers vervult de afdeling Inkomen een belangrijke rol. Zo adviseert de afdeling hen in de mogelijkheden die er zijn voor ondersteunende workshops, coaching en financiële ondersteuning om ervoor te zorgen dat zij weer financiële bestaanszekerheid hebben.
Wie ben je?
Voor deze functie Managementondersteuner beschik je over:
- MBO-plus werk- en denkniveau;
- Mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal;
- Twee jaar relevante werkervaring;
- Goede beheersing van MS Office (Outlook, Word en Excel) en andere applicaties zoals IBabs.
Aan competenties breng je mee:
- Zelfstandig, accuraat, proactief - Kunt goed prioriteiten stellen;
- Plannen - Om te gaan met deadlines;
- Klantgericht - Speelt in op de wensen en behoeften van de klant;
- Verantwoordelijk - Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties.
Wat mag je verwachten?
- Een Fulltime / parttime baan van 32 tot 36 uur per week;
- Een Uitzendcontract vanaf 1 maart 2023 tot 30 september 2023;
- Een salaris van minimaal €2581,- en maximaal €3732,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante werkervaring;
- Reiskostenvergoeding van 10 cent per kilometer, maximaal €9 per dag;
- 8% procent vakantiegeld;
- Na 8 gewerkte weken bouw je pensioen op.
De Gemeente Amsterdam wil een goede werkgever zijn, waarbij alle collega's zich gezien en gewaardeerd voelen. De verschillen tussen collega worden gekoesterd. Dit zorgt namelijk voor betere resultaten voor de organisatie en Amsterdam. Er wordt daarom ook gestreefd naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie je ook bent: bij ons ben je van harte welkom!
Deze vacature is in beheer van Yentel, voor vragen kun je mailen met y.verbeek@olympia.nl.
Vacature kenmerken
- Plaats AMSTERDAM
-
Fulltime / parttime
Fulltime
Parttime
-
Branche
Overheid / Non-profit
-
Vakgebied
Administratief
-
Aantal uur
32 - 40
-
Salaris o.b.v. 40 uur
€ 2500 - 3000
€ 3000 - 3500
€ 3500 - 4000
-
Dienstverband
Tijdelijk met uitzicht op vast
Tijdelijke baan
Uitzendcontract
-
Werk- en denkniveau
Mbo
Hbo
Wo
-
Vacaturenummer
Vacaturenummer
Het vacaturenummer kan gebruikt worden om te verwijzen naar deze vacature in de communicatie met een medewerker van Olympia 51525-A - Publicatiedatum 9 juni 2024
Solliciteer voor: Managementondersteuner
Vacature kenmerken
- Plaats AMSTERDAM
-
Fulltime / parttime
Fulltime
Parttime
-
Branche
Overheid / Non-profit
-
Vakgebied
Administratief
-
Aantal uur
32 - 40
-
Salaris o.b.v. 40 uur
€ 2500 - 3000
€ 3000 - 3500
€ 3500 - 4000
-
Dienstverband
Tijdelijk met uitzicht op vast
Tijdelijke baan
Uitzendcontract
-
Werk- en denkniveau
Mbo
Hbo
Wo
-
Vacaturenummer
Vacaturenummer
Het vacaturenummer kan gebruikt worden om te verwijzen naar deze vacature in de communicatie met een medewerker van Olympia 51525-A - Publicatiedatum 9 juni 2024