Ondersteuner Gebiedspool

Wat ga je doen?

Wij zoeken een positieve en enthousiaste collega die zich verbonden voelt met Amsterdam.

Je bent een zelfstandig denker en bedenkt niet alledaagse oplossingen. Je gaat gestructureerd te werk en laat je niet gemakkelijk uit het veld slaan. Schakelen tussen management of bestuur aan de ene kant en collega's of de Amsterdammer aan de andere kant.

Je gaat werken in een team met nog vier enthousiaste collega’s en bent samen inzetbaar op allerhande administratieve en secretariële taken op niveau.

In de functie van Ondersteuner ben jij gedurende de dag voortdurend met verschillende opdrachten in de weer. Je laat je niet uit het veld slaan als je ergens tegenaan loopt of als je iets niet weet of begrijpt. Je improviseert makkelijk en je gaat altijd actief en vanuit jezelf op zoek naar oplossingen, zonder dat je vergeet te checken of je het juiste pad hebt gevonden. Je laat niet los voordat een klus klaar is. Je bent nauwkeurig en houdt van opschieten en je vindt delen belangrijk.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag

• Ondersteuning bij het beheersen van informatiestromen binnen de Gebiedspool. Je voert in opdracht gegevens in allerlei applicaties, bewerkt deze als nodig en bevraagt de systemen om rapportages op te stellen;
• Ondersteuning van de managers van de afdeling in brede zin;
• Administratieve taken zoals het regelen van faciliteiten voor medewerkers van de afdeling, het beheer van mailboxen, het uploaden van documenten in ANDREAS en IBABS, het archiveren van contracten.
• Financieel taken van de afdeling; ondersteuning budgethouders van de afdeling, het opstellen en monitoren van voortgangsrapportages (financieel) en het aanmaken van verplichtingen, coderen, prestatieverklaren en zorg dragen voor tijdige factuurafhandeling in AFS (Amsterdams Financieel Systeem);
• Administratieve ondersteuning bij taken die worden uitgevoerd door andere medewerkers van de afdeling, zoals factureren, archiveren, opstellen brieven en(digitale) postverwerking.
• Allerhande administratieve en/of secretariële taken, zoals het notuleren bij vergaderingen, zorgen dat de werkomgeving van de gebiedspool – ook digitaal – goed is toegerust, het afhandelen van administratieve vragen van medewerkers over werkprocessen die binnen de gemeente worden gehanteerd en het organiseren van afdelings- en stadsdeelbrede bijeenkomsten.

Waar ga je werken?

Werken voor Amsterdam betekent werken voor ruim 850.000 Amsterdammers. We zorgen ervoor dat Amsterdam een aantrekkelijke hoofdstad is en blijft. Waar het fijn is om te wonen, te werken en naar school te gaan. Met ruimte voor ondernemers en bezoekers. Werken voor Amsterdam doen we met zo’n 19.000 verschillende collega’s. Die zichzelf steeds weer uitdagen en zich ontwikkelen, om samen met de Amsterdammers het beste voor de stad te doen. Samen, met trots en vooral met hart voor de stad.

Het GPMO maakt onderdeel uit van team Gebiedspool-flex. Van hieruit werken ook Ambtelijk opdrachtgevers aan het realiseren van de projecten in het stadsdeel. De Programmamanagers werken aan het realiseren van stedelijke beleidsdoelen in de gebieden en om de gebiedsinbreng in stedelijke afwegingen te borgen (met focus op Stadsdeel West). 

Een zelfstandig onderdeel binnen de gebiedspool wordt gevormd door het team ‘Sociale Basis’. Dit organisatieonderdeel is verantwoordelijk voor de beleidsrealisatie binnen het stadsdeel op het terrein van welzijn en zorg, van participatie en activering van burgers, van de voorzieningen voor jeugd en voor kunst en cultuur.

Wie ben je?

Voor deze functie Ondersteuner GPMO beschik je over:

• HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal 3 jaar ervaring in het ondersteunen van management;
• Werkervaring met administratieve en secretariële processen, inclusief het adviseren hierover;
• Werkervaring met het bijwerken en bevragen van en het rapporteren uit digitale systemen;
• Uitstekende kennis en vaardigheid met MS Office-applicaties.

Bij voorkeur voldoe je aan de volgende softskills:

• Je bent dienstverlenend.
• Je hebt een proactieve, opgeruimde en probleemoplossende houding.
• Je houdt van tempo maken.
• Je bezit uitstekende sociale en communicatieve (mondelinge en schriftelijke) vaardigheden.
• Je inspireert anderen tot duurzame samenwerking om resultaten te bereiken.
• Je gaat zelfstandig te werk bij je klus en neemt je collega’s goed mee.

Wat mag je verwachten?

• Een contract van één jaar mét een mogelijkheid op verlenging;
• Een parttime/fulltime functie van 32 tot 36 uur per week;
• Een salaris van € 2600,- tot € 3700,- op basis van 36 uur en afhankelijk van relevante werkervaring en opleiding;
• Reiskostenvergoeding van 0,10 cent per km met een maximum van €9 voor een retour; 
• Een pensioensopbouw na 8 gewerkte weken;
• 8% vakantiegeld;
• Hybride werken.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Kevin voor vragen kun je mailen met k.vanzwol@olympia.nl